KAUM EIN BEGRIFF aus der IT-Welt ist in den vergangenen Jahren so inflationär verwendet worden wie der des Portals. Wörtlich genommen ist ein Portal eine Tür, die den Zugang zu dahinter liegenden Informationen eröffnet. Im Consumer-Bereich haben vor allem Internet-Dienstleister wie Lycos oder T-Online den Begriff für ihre Plattformen verwendet: Solche Oberflächen sollen die gesamte private Internet- Nutzung auf einer einzigen Site abbilden, von der aus der Surfer im Netz einkaufen, sich informieren, flirten, vielleicht spielen und kommunizieren kann. Die Idee dahinter: Niemand muss sich mehr eigenständig durch unterschiedliche Sites und Anwendungen wühlen, um sich seine Kommunikations- und Informationswünsche zu erfüllen. Alles wird ihm in einem einheitlichen „Look and Feel" präsentiert, und aus welchen Anwendungen und Quellen das Angeklickte im Detail kommt, braucht ihn nicht zu kümmern.

Überdimensionierte Lösungen

Portale für den Unternehmenseinsatz funktionieren im Prinzip nicht anders: Es geht darum, unterschiedliche Strukturen und Vorgänge innerhalb einer Firma integriert abzubilden und nutzbar zu machen. Anwendungen, die diesen Anspruch ganz oder teilweise erfüllen beziehungsweise zu erfüllen versprechen, gibt es unzählige auf dem Markt. Ab welchem Leistungsumfang diese Programme die Bezeichnung Portal tatsächlich verdienen, haben die Berater von CSC Ploenzke zu definieren versucht. Danach müssen fünf Leistungsmerkmale erfüllt sein: die Integration vorhandener Programme, ein strukturiertes User-Management, die personalisierte Verwaltung von Inhalten, Suchfunktionen sowie eine entwicklungsfähige Infrastruktur.

Megaportale, die all das bieten, sind im Mittelstand häufig weder notwendig noch erwünscht. Gerade das Abbilden sämtlicher im Unternehmen vorhandenen Anwendungen schreckt viele Unternehmen - und das zu Recht. Die großen Portalanbieter wie BEA, SAP oder IBM setzen allerdings stark auf solche Lösungen, bei denen eine Middleware - meist Portalserver genannt - die Integrationsaufgabe übernimmt.

Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) hat zu Beginn des Jahres eine ganze Reihe dieser Programme untersucht. Ein Ergebnis war, dass die Preisunterschiede sehr groß und oft nicht nachvollziehbar sind. Die Forscher hielten die Produkte insgesamt auch für zu teuer.

Stufenweise vorgehen

Und ob eine Plattform im strengen Sinne den großen Namen Portal verdient, kann einem Mittelständler herzlich egal sein. In den Unternehmen geht man hier ganz praktisch vor und unterscheidet drei „Eskalationsstufen" bei der Einführung einer Portallösung: In der ersten dient die Site als Informationsund Kommunikationsmedium für die Mitarbeiter. Dokumente werden ausgetauscht und möglichst alle im Unternehmen vorhandenen Informationen zur Verfügung gestellt; die Software erleichtert zudem den direkten Kontakt zwischen den Kollegen. Softwareseitig wird dazu in der Regel entweder eine einfache Groupware- oder eine aufwändigere Content-Management-Software verwendet. Die zweite Stufe macht geschäftskritische Anwendungen und das gesamte Management der Kundenbeziehungen zum Teil dieser Lösung. In der dritten Stufe schließlich wird das Portal nach außen geöffnet, entweder um eigenen Außendienstlern und Partnerunternehmen einen externen Zugriff zu verschaffen oder um Kunden- und Lieferantendaten entlang der gesamten Lieferkette online auszutauschen (siehe Kasten „Extranet im Mittelstand").

Diese Abstufung bedeutet aber keineswegs, dass jedes Unternehmen über kurz oder lang alle drei Schritte gehen muss. Den meisten Mittelständlern genügt die Schaffung eines Intranets vollkommen.

In jedem Fall von zentraler Bedeutung ist es, dabei die Mitarbeiter intensiv in den gesamten Prozess einzubinden. Wie eine Untersuchung der Universität Dortmund im Auftrag des Softwarehauses Materna zutage förderte, hakt es an diesem Punkt oft erheblich.

Bei der Sutter-Gruppe in Essen, einem Verlag für Telefonbücher und Messekataloge mit 500 Mitarbeitern, war man sich dieser Problematik von vornherein bewusst. „Wir wollten möglichst viele Kollegen mitnehmen", erzählt Georg Lümmen, der als Projektleiter für das „Sutter InfoNet" verantwortlich ist. Deshalb entschied man sich schon bei der Planung für ein Intranet, dessen Inhalte zentral von einer Redaktion betreut werden. Dazu setzt man auf ein originäres Content-Management-Produkt, nämlich auf die Enterprise Content Management Suite (ecms) des Oldenburger Herstellers Red-Dot.

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